Kolping Schulwerk führt Qualitätsmanagement ein

Das Verwaltungsteam des Kolping Schulwerks hat im April 2024 eine neue Kollegin bekommen – für viele bei Kolping ein bekanntes Gesicht. Kerstin Abel ist aus der Abteilung Erwachsenenbildung des Kolping-Bildungswerks Paderborn gewechselt und hat die neue Stelle im Schulwerk für Qualitätsmanagement (QM) übernommen. Ihre Aufgabe als Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB) ist es, das Schulwerk auszurüsten für die ISO-Zertifizierung nach Din EN ISO 9001:2015. Denn so wie schon das Kolping-Bildungswerk Paderborn und viele seiner Gesellschaften soll künftig auch die Kolping Schulwerk gGmbH dieses Zertifikat vorweisen. Mithilfe von QM Strukturen schaffen, Ressourcen einsparen und Synergien fördern – davon können auch das Schulwerk und seine Einrichtungen profitieren.

Wer Fragen rund um QM und Roxtra innerhalb des Kolping Schulwerks hat, der hat in unserer Qualitätsmanagementbeauftragten Kerstin Abel eine direkte Ansprechpartnerin. Foto: Jana Sudhoff QM kennen die meisten aus einem anderen Kontext: Das Kolping Schulwerk besitzt bereits eine AZAV-Trägerzulassung und AZAV-Zulassungen für mehrere Bildungsgänge (Umschulungsmaßnahmen) an unseren Schulen in Delbrück, Detmold und Rimbeck. Die AZAV-Zulassungsverfahren liegen seit 2013 in den Händen von Josef Grabbe. Hier geht es unter anderem um die Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Trägers. Das Qualitätsmanagement für die ISO-Zertifizierung hingegen fokussiert sich auf die Verbesserung und Vereinheitlichung der Prozesse innerhalb all unserer Einrichtungen. Auch wenn sich die Anforderungen der AZAV-Zulassung und der ISO-Zertifizierung in Teilen überschneiden, müssen für die Audits nach Din EN ISO 9001:2015 dennoch viele weitere Prozesse und Strukturen geprüft und gegebenenfalls optimiert werden.

Unser roXtra wurde benutzerfreundlicher

Ein weiterer Schritt auf dem Weg ist gemacht, der dem Schulwerk den Einstieg in das Qualitätsmanagement erleichtern soll: roXtra, unser digitales, webbasiertes Dokumenten-Management-System wurde überarbeitet: verschlankt, übersichtlicher gestaltet und in der Handhabung vereinfacht. Die Software ist der Speicherort für alle relevanten Dokumente – relevant für die erfolgreiche Zertifizierung und für den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden. Kerstin Abel arbeitet daran, roXtra mit allen Dokumenten für die Einrichtungen des Kolping Schulwerks „anzufüttern“. Als QMB ist sie die Koordinatorin des schulwerkinternen QM-Prozesses, das heißt, sie kümmert sich um den Aufbau, die Betreuung und kontinuierliche Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems im Kolping Schulwerk. Einer der Säulen ist die Verwaltung der Schulwerk-Ordner in roXtra.  

Einheitliche, aktuelle und rechtssichere Dokumente

Ausschlaggebend für die Audits wird sein, dass unser „Vorlagenpool“ normgerecht ist. Das bedeutet unter anderem, dass die Vorlagen ein einheitliches Layout vorweisen, „gelenkt“ und rechtssicher sind sowie für die Nutzung von Unternehmensseite freigegeben wurden. „Unter roXtra liegen alle Dokumente immer in der aktuellsten Fassung und nur diese dürfen verwendet werden“, sagt Kerstin Abel. Hier finden die Mitarbeitenden unter anderem verbindliche Vorlagen für Briefköpfe, Schulverträge, Word-Dokumente, Fahrtkostenabrechnungen, PowerPoint-Präsentationen, Checklisten, Formblätter oder beispielsweise auch alles Wichtige für die Einarbeitung neuer Kolleg*innen. Zeiten, in denen man nicht wusste, woher man ein benötigtes Dokument bekommt oder in denen man unbeabsichtigt eine veraltete Version benutzte, sind damit passé.

Alle Mitarbeiteten haben jederzeit Zugriff

„Jedes Unternehmen besitzt einen eigenen Ordnerbereich, der entsprechend der jeweiligen Bedarfe individuell strukturiert werden kann“, erklärt Kerstin Abel. „Wo es sinnvoll und möglich ist, werden gemeinsame Dokumente für alle Einrichtungen erstellt.“ Auch Prozessbeschreibungen, Checklisten oder Verfahrensanweisungen wie beispielsweise grundsätzliche Absprachen für den Einkauf von Produkten wie Büro- oder Lernmaterialien sollen sich hier künftig wiederfinden. Finden kann man in roXtra auch allgemeine, übergreifende Dokumente der Kolping-Gruppe Paderborn in den Ordnern Grundsätzliches, Managementprozesse und Unterstützungsprozesse. Ein Index erleichtert die Dokumentensuche.

Alle Mitarbeitenden haben jederzeit Zugriff auf roXtra. Bis zu drei Leselizenzen haben die Einrichtungen erhalten, die von allen Mitarbeitenden genutzt werden können und sollen. Damit kann jeder die Dokumente ansehen, zur Nutzung herunterladen oder ausdrucken. Schulungen in Bezug auf QM im Kolping Schulwerk und die Nutzung von roXtra sind für die Mitarbeitenden geplant. Aktuell arbeitet Kerstin Abel an „One Minute Wonder“-Kurzschulungen zu verschiedenen Themen rund um QM und roXtra.

Die Prozesse gemeinsam bestimmen

Die QMB freut sich auch über Anregungen zur Optimierung des Schulwerk-QMs. „Es gibt kein fertiges, allgemeingültiges QM-System. Das Kolping Schulwerk mit seinen verschiedenen Einrichtungen, seinen Leitungskräften und Mitarbeitenden bestimmt gemeinsam die Prozesse, die für sein QM-System benötigt werden“, erklärt Kerstin Abel. Die Chance liegt darin ins Gespräch und in den Austausch zu kommen, um gemeinsam durch die Optimierung von Prozessabläufen und gemeinsame Standards Synergien zu schaffen, durch das Festlegen von Aufgaben und Zuständigkeiten Konflikte, Unsicherheiten und Überschneidungen zu reduzieren und durch die Vereinbarung beispielsweise von Kommunikationsstrukturen und Prozessmodellen für klare Strukturen und Transparenz zu sorgen.

Wenn der QM-Prozess etabliert ist, hat das Vorteile für alle Seiten:

„Ein Qualitätsmanagementsystem bietet zahlreiche Vorteile für uns als Unternehmen und Organisation“, sagt Schulwerks-Geschäftsführerin Eva Klare-Kurtenbach. „Es hilft uns dabei, die Qualität unserer Dienstleistungen zu steigern, indem es klare Standards und Verfahren festlegt. Durch die kontinuierliche Verbesserung der Qualität wird die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit erhöht. Ein gut implementiertes QMS optimiert und vereinheitlicht zudem unsere internen Prozesse und reduziert Verschwendung, was zu einer höheren Effizienz und Kostensenkung führt. Ein QMS ermöglicht es, potenzielle Risiken frühzeitig zu identifizieren und zu steuern, was die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Problemen verringert. Ein QMS hilft Unternehmen, gesetzliche und regulatorische Anforderungen besser zu erfüllen, was rechtliche Risiken minimiert. Ein QMS fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, was bedeutet, dass wir ständig nach Wegen suchen, unsere Prozesse zu optimieren.“